DUYURU 2021/55
İŞÇİ VE İŞVEREN İLİŞKİLERİ BAĞLAMINDA GÜNCEL KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KURULU KARARLARI
Değerli İnsan Kaynakları Yöneticileri ve Profesyonelleri,
Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun son dönemlerde yayınlamış olduğu ve çalışma hayatına ilişkin önemli kararlı bu duyurumuzda derlenerek bilgilerinize sunulmuştur.
1. Fesih Sonrasında Özlük Dosyasının Bir Suretinin Talep Edilmesi ve Talebe Karşı Cevap Verilmemesi (Yaptırım: Talimatlandırma)
Karar Tarihi : 28/05/2020
Karar No : 2020/435
Konu Özeti : Bir kargo firmasında çalışan ilgili kişinin iş akdinin haksız feshedilmesi sonrası özlük dosyası kapsamında yer alan kişisel verilerinin birer suretinin tarafına verilmesine yönelik talebine veri sorumlusu tarafından cevap verilmemesi
İlgili kişiden alınan şikâyet dilekçesinde özetle;
Bir kargo firmasında denetim uzmanı olarak görev yaparken iş akdinin haksız, geçersiz ve tazminatsız olarak feshedildiği; tehdit, baskı ve türlü vaatlerde bulunularak tarafından ileri tarihli istifa dilekçesinin alınması sonrası özlük dosyası kapsamında yer alan kişisel verilerinin birer suretini 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 11 inci maddesinin (1) numaralı fıkrasının (b) bendi kapsamında veri sorumlusu kargo firmasından talep etmesine rağmen, tarafına 30 gün içerisinde herhangi bir cevap verilmediği ifade edilerek Kanuna aykırı uygulaması nedeniyle veri sorumlusu hakkında yaptırım uygulanması ve özlük dosyası kapsamında yer alan kişisel verilerinin birer suretinin tarafına verilmesi amacıyla veri sorumlusunun talimatlandırılması talep edilmiştir.
Konuya ilişkin yapılan inceleme neticesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 28/05/2020 tarih ve 2020/435 sayılı Kararında yapılan değerlendirmeler şöyledir;
• Şikâyet başvurusunda bulunan kişinin ilgili kişi, kargo firmasının veri sorumlusu, ilgili kişiye ait istifa dilekçesinin özlük dosyası kapsamında muhafaza edilmesinin ise veri işleme faaliyeti olduğu,
• İlgili kişinin başvurusunun, veri sorumlusu tarafından 30 günlük yasal süre içerisinde cevaplandırılmadığı dikkate alındığında, ilgili kişiye ait kişisel veri niteliğindeki bilgilerini içeren 30.09.2019 tarihli savunma yazısı ile 18.10.2019 tarihli ve 17.10.2019 tarihli istifa dilekçelerinin birer örneğinin ilgili kişiye verilmesi hususunda veri sorumlusunun talimatlandırılmasına,
• Veri sorumlusunun, ilgili kişiler tarafından Kanun kapsamında yapılan başvurulara yasal süresi içerisinde cevap vermesi noktasında azami dikkat ve özeni göstermesi gerektiği hususunda talimatlandırılmasına karar verilmiştir.
2. İşçiye Ait Kişisel ve Özel Nitelikli Verilerin Aydınlatma Yükümlülüğü Yerine Getirilmeden Hukuka Aykırı Olarak İşlenmesi (Yaptırım: İdari Para Cezası)
Karar Tarihi : 20/05/2020
Karar No : 2020/404
Konu Özeti : İşverenin, işçisine ait kişisel verileri ile özel nitelikli kişisel verileri; aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmeden ve hukuka aykırı işlemesi
Kuruma intikal eden şikâyet dilekçesinde özetle,
• İlgili kişinin çalışmakta olduğu veri sorumlusu şirketten 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 11 maddesi kapsamındaki hakları kapsamında bilgi talebinde bulunduğu, söz konusu talebine yeterli cevap alamadığı,
• Veri sorumlusu tarafından kendisine kişisel verilerinin işlenme amacıyla ilgili olarak genel nitelikli bir bilgilendirme yapıldığı, verilerin işlenme ve saklanma süreçlerine ilişkin bilgi verilmediği,
• Veri sorumlusunun cevap yazısında çalışanların bordro bilgileri ve disiplin süreçlerine ilişkin bilgilerin HR Yazılım Programında tutulduğunu; tüm özlük bilgilerinin … Arşiv ve Dokümantasyon Programında tutulduğunu; performans değerlendirme süreçleri, disiplin süreçleri, masraf bilgilerine ait verilerin … Yazılım aracılığı ile elektronik ortamda tutulduğu bilgisinin verildiği, ancak bu programa kimlerin erişiminin olduğu, yetki matrisi olup olmadığına dair bilgilendirmenin yapılmadığı, ayrıca adı geçen programlarda saklanan verilerin ne kadar süre sonra silindiğine dair bilgi verilmediği, tüm çalışanların erişim yetkisi olan İntranet ağında bulunan “Veri Güvenliği Politikası”nda da bu bilgilere yer verilmediği,
• Veri sorumlusu tarafından çalışanlarından elektronik ortamda KVKK Çalışma Muvafakatnamesi alındığı, söz konusu muvafakatnamenin çok geniş kapsamlı olduğu ve yeterli aydınlatmanın yapılmadığı, verilecek rızanın “battaniye rıza”
olduğu, kendisinin bu muvafakatnameye onay vermekten imtina ettiği ancak onay vermek durumunda bırakıldığı,
• Tüm çalışanların parmak izinin alındığı, çalışanların bu veriyi vermek zorunda bırakıldığı, parmak izi alındığı sırada çalışanların açık rızalarının alınmadığı ve aydınlatma yükümlülüğünün de yerine getirilmediği, biyometrik verilerin üçüncü taraf bir şirket ile paylaşılıp paylaşılmadığı, yeterli güvenlik önlemleri ile saklanıp saklanmağı hususlarında tarafına bilgi verilmediği belirtilerek hukuka aykırı uygulamaları nedeniyle veri sorumlusu hakkında gerekli yaptırımların uygulanması talep edilmiştir.
Konuya ilişkin yapılan incelemede, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 20/05/2020 tarihli ve 2020/404 sayılı Kararında yapılan değerlendirmeler şöyledir;
• Aydınlatma yükümlülüğünün gerek açık rıza alınacağı durumlarda gerek Kanundaki diğer kişisel veri işleme şartlarından bağımsız olarak yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür,
• Veri sorumlusu tarafından aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken; öncelikle veri sorumlusunun kimliğine, kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiğine, kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceğine, elde edilecek kişisel verilerin toplanma yöntemlerine, işlemenin hukuki sebeplerine ve ilgili kişinin Kanunun 11 inci maddesindeki haklarına aydınlatma metninde yer verilmesi gerekir,
• Veri sorumlusu tarafından Kuruma gönderilen savunma yazısında çalışan ve aday çalışanlarının her birine KVKK Aydınlatma Metni ve Açık Rıza metninin tebliğ edildiği ve çalışanların bu metinleri imza karşılığı olarak veri sorumlusuna teslim ettiği ifade edilmekle birlikte yazıları ekinde aydınlatma metnine yer verilmediği, öte yandan ilgili kişinin şikayet dilekçesi ekinde yer verilen “Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Çalışan Muvafakatnamesi”nin hem aydınlatma metni hem de açık rıza metni olarak düzenlendiği kabul edildiğinde; Tebliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendinde yer alan “Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir.” hükmü gereği şekli olarak aydınlatmanın usulüne uygun yapıldığından söz edilememektedir,
• Diğer taraftan, bu metnin içerik olarak da açık rıza kapsamında ilgili kişiyi bilgilendirdiğinden ya da aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirdiğinden söz edilemeyeceği zira, metinde çeşitli kişisel veri kategorileri sıralandıktan sonra “(…) sayılan kişisel veriler dahil olmak üzere ancak bunlarla sınırlı olmaksızın (…)” ifadesine yer verildiği ve hangi kişisel verilerin işleneceği (kategorik olarak) hususunun muğlak bırakıldığı, işlenecek veri kategorileri sıralandıktan sonra veri işleme amaçları da art arda sıralanmak suretiyle hangi veri kategorisinin hangi amaçla işleneceğine dair herhangi bir açıklamaya yer verilmediği, metinde “…. uygun gördüğü diğer üçüncü kişilere ve/veya yurt dışında paylaşılabileceği” ifadesinin yer aldığı bu kapsamda kimlere aktarım yapılacağının muğlak bir şekilde veri sorumlusuna bırakılmıştır, ayrıca metinde biyometrik veri niteliğini haiz olan parmak izinin veri kategorileri içerisinde dahi sayılmamıştır,
• Kişinin özgür bir şekilde rıza verebilmesi için, neye rıza gösterdiğini de bilmesi ve kişinin sadece konu üzerinde değil, aynı zamanda rızasının sonuçları üzerinde de tam bir bilgi sahibi olması gerekmektedir.
• Bu sebeple bilgilendirmenin, veri işleme ile ilgili bütün konularda açık ve anlaşılır bir biçimde, mutlaka verinin işlenmesinden önce yapılması gerekmektedir,
• Ayrıca açık rızanın geçerlilik kazanabilmesi için kişinin yaptığı davranışın bilincinde ve kendi kararı sonucunda olması ve açık rızanın özgür iradeyle açıklanması gerektiğinden, herhangi bir hususun ilgili kişi tarafından açık rıza verilmesi şartına bağlanmaması, tarafların eşit konumda olmadığı veya taraflardan birinin diğeri üzerinde etkili olduğu durumlarda rızanın özgür iradeyle verilip verilmediğinin dikkatle değerlendirilmesi gerekir,
• Örneğin işçi-işveren ilişkisinde, işçiye rıza göstermeme imkânının etkin bir biçimde sunulmadığı veya rıza göstermemenin işçi açısından muhtemel bir olumsuzluk doğuracağı durumlarda, rızanın özgür iradeye dayandığının kabul edilememektedir,
• Somut olayda, veri sorumlusu tarafından açık rıza metninin onaylanması için çalışanlara e-postalar gönderilmiştir, metni imzalamayan çalışanların listesinin tutulmuştur, bu listelerin başkaca çalışanlara gönderilmesi suretiyle metni imzalamayan çalışanların metni imzalamalarının sağlanması talep edilmiştir,
• Bununla birlikte çalışan tarafından onayın verilmemesi sebebiyle özlük dosyasının tamamlanmamış kabul edildiği durumlarda; işçiye rıza göstermeme imkânının etkin bir biçimde sunulmamasından ötürü verilen rızanın, geçerli bir açık rıza beyanı olarak değerlendirilemeyecektir, öte yandan, işçinin eşine ve çocuğuna ait kişisel verilerin işlenmesi için açık rıza vermesi geçerlilik taşımayacaktır,
• Açık rızanın bulunmadığı hallerde biyometrik verilerin ancak Kanunun 6 ncı maddesinde öngörülen kanunlarda öngörülme şartı doğrultusunda işlenebileceği, bununla birlikte söz konusu verinin işlenme amacının da Kanunun genel ilkeleri arasında yer alan “İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma” ilkesine de aykırı olduğu, örneğin fiziksel mekan güvenliğinin sağlanabilmesi için giriş esnasında manyetik kart sistemi, RFID etiketi, cep telefonuna gönderilecek bir SMS’in sisteme girilmesi gibi alternatif yollar ile sağlanması mümkünken çalışanların biyometrik veri niteliğindeki parmak izi verisinin alınmasının Kanunun 4 üncü maddesinin (2) numaralı fıkrasında yer alan “İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma” ilkesi ile bağdaşmadığı, bu çerçevede “acil durum yönetimi sürecinin yürütülmesi, fiziksel mekan güvenliği ve yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçları”nın farklı yollarla da hasıl olması mümkünken söz konusu veri işleme faaliyeti ile orantısız bir veri işleme yapılmıştır.
Yapılan değerlendirme sonucunda:
• Aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmediği kanaatine varıldığından veri sorumlusu hakkında Kanunun 18 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi uyarınca 50.000 TL idari para cezası uygulanmasına,
• Veri sorumlusunun çalışanlarının ve yakınlarının açık rızaları olmaksızın kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini işlediği, işlediği özel nitelikli kişisel veriler bakımından ölçülülük ilkesine aykırı hareket ettiği ve bu verileri yine çalışanlarının açık rızası olmaksızın yurtiçi ve /veya yurtdışına aktardığı görüldüğünden, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ile kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alma yükümlülüğüne aykırı hareket ettiği kanaatine varılan veri sorumlusu hakkında Kanunun 18 inci maddesinin (1) numaralı fıkrasının (b) bendi uyarınca 200.000 TL idari para cezası uygulanmasına karar verilmiştir.
3. İlgili Kişiye Cevap Verilmesi Gerekirken, Çalıştığı Kuruma Bilgi Verilmesi (Yaptırım: Talimatlandırma)
Karar Tarihi : 05/05/2020
Karar No : 2020/336
Konu Özeti : İlgili kişinin kendisine iletilmesi gereken cevap yazısının veri sorumlusu tarafından resmi yazı şeklinde, çalıştığı birime gönderilmesi
İlgili kişiden alınan şikâyet dilekçesinde özetle; daha önce personeli olduğu veri sorumlusu Üniversitenin Sanat Tarihi Bölümüne iletmiş olduğu dilekçesinin akıbeti hakkında 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında veri sorumlusundan kendisine bilgi verilmesini talep ettiği, bu kapsamdaki talebine ilişkin cevabın, doğrudan ve sadece kendisine verilmesi gerekirken başvurusunun halihazırda görevli olduğu aynı Üniversitenin Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne, tüm taraflara açık biçimde yazılmış ve personele iletilen alelade resmi yazı şeklinde iletildiği, üçüncü kişilerin erişimine açılan kişisel bilgilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) kapsamında korunmasına yönelik olarak veri sorumlusundan gerekli tedbirleri almasını talep ettiği ancak yasal süre içinde gerekli tedbirlerin alınmadığı ve tarafına cevap verilmediği belirtilerek 6698 sayılı Kanun kapsamında gereğinin yapılması talep edilmiştir.
Konuya ilişkin olarak yapılan incelemede, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 05/05/2020 tarihli ve 2020/336 sayılı Kararıyla
• Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğin (Tebliğ) “Başvuru Usulü” başlıklı 5 inci maddesinde, ilgili kişinin Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusuna ileteceği ve Tebliğin 6 ncı maddesinde de veri sorumlusunun bu tebliğ kapsamında yapılacak başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlü olduğu, veri sorumlusunun başvuruyu kabul edeceği veya gerekçesini açıklayarak reddedeceği ve cevabımı ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildireceğinin hüküm altına alındığı,
• Nitekim veri sorumlusunun Kanunun 13 üncü maddesi kapsamında kendisine yapılan başvuruya cevap vermemesinin Tebliğin 6 ncı maddesinde yer alan başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırma yükümlülüğüne aykırı olduğu değerlendirildiğinden ilgili veri sorumlusu tarafından 6698 sayılı Kanun kapsamında kendilerine yapılan başvurulara Tebliğe uygun olarak cevap verilmesi hususunda azami dikkat ve özenin gösterilmediği,
• Diğer taraftan, Kanunun “Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” başlıklı 5 inci maddesinin birinci fıkrasında kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemeyeceği, ikinci fıkrasında ise Kanunlarda açıkça öngörülmesi, fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması şartlarından birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerin işlenmesinin mümkün olduğu hükümlerinin yer aldığı,
• Kişisel verilerin işlenmesi faaliyetinin Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem olarak tanımlandığı, bu çerçevede başvuruya konu olayda ilgili kişinin Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında veri sorumlusuna başvurusuna verilen yanıtın, ilgili kişinin çalıştığı birime gönderilmesi suretiyle kişisel verilerinin açıklanmasında Kanunun 5 inci maddesi kapsamında herhangi bir hukuki dayanak söz konusu olmadığından veri sorumlusu tarafından Kanunun 12 inci maddesinin (1) numaralı fıkrası kapsamında kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmadığı kanaatine varıldığı,
• 6698 sayılı Kanunun 18 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde Kanunun 12 nci maddesinde öngörülen veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri yerine getirmeyenler hakkında 15.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verileceği ile aynı maddenin üçüncü fıkrasında birinci fıkrada sayılan eylemlerin kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları bünyesinde işlenmesi hâlinde, Kurulun yapacağı bildirim üzerine, ilgili kamu kurum ve kuruluşunda görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında görev yapanlar hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılacağı ve sonucunun Kurula bildirileceğinin hükme bağlandığı belirtmiştir.
Bu değerlendirmelerden hareketle;
• Veri sorumlusunun 6698 sayılı Kanunun 13’üncü maddesi kapsamında kendisine yapılan başvuruya cevap vermemesinin Tebliğin 6 ncı maddesinde yer alan başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırma yükümlülüğüne aykırı olduğu değerlendirildiğinden veri sorumlusunun 6698 sayılı Kanun kapsamında kendilerine yapılan başvurulara Tebliğe uygun olarak cevap verilmesi hususunda azami dikkat ve özenin gösterilmesi konusunda talimatlandırılmasına,
• Veri sorumlusunun söz konusu uygulaması neticesinde yetkisi olmayan kişiler tarafından ilgili kişinin verilerine erişildiği dikkate alındığında veri sorumlusunca kişisel verilerin muhafazasına yönelik veri güvenliğine ilişkin gerekli yükümlülüklerin yerine getirilmediği kanaatine ulaşıldığından, veri sorumlusunun Kanunun 12 nci maddesinin birinci fıkrasına aykırılık teşkil eden uygulaması nedeniyle sorumlular hakkında Kanunun 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası çerçevesinde işlem yapılmasına ve işlemin sonucu hakkında Kurula bilgi verilmesine karar verilmiştir.
(Bu yazının tamamını okumak ve Yayınlarımız’a abone olmak için tıklayınız.)
