DUYURU 2021/172
SOSYAL GÜVENLİK KURUMUNCA ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK TEBLİGAT İŞLEMLERİ
“SOSYAL GÜVENLİK KURUMUNCA ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK TEBLİGATA İLİŞKİN YÖNETMELİK”, bugün Resmi Gazetede yayınlanarak 1 Ekim 2021 tarihinden geçerli olmak üzere yürürlüğe girmiştir. İlgili yönetmelik, Sosyal Güvenlik Kurumunca elektronik ortamda yapılacak tebligat işlemlerine yönelik usul ve esasları belirlemek üzere hazırlanmıştır.
5510 Sayılı Kanun’un 88. Maddesinde Sosyal Güvenlik Kurumu görev alanındaki tebligatların elverişli elektronik bir adres vasıtasıyla elektronik ortamda yapılabileceği belirtilmiştir. Elektronik ortamda yapılan tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılmaktadır.
DANIŞMAN NOTU 1: İşverenler, elektronik ortamda tebligat almakla zorunlu tutulmuştur. Elektronik tebligat adresi almak zorunda olan işverenler, Sosyal Güvenlik Kurumunca daha sonra belirlenecek sistem üzerinden, 1 Ekim 2021 tarihini takip eden üç ay içinde başvuru yapmakla yükümlü olacaklardır. Başvuru usul ve esasları hakkında Sosyal Güvenlik Kurumunca ayrıca açıklama yapılacaktır.
DANIŞMAN NOTU 2: 1 Ekim 2021 tarihinden sonra sigortalı çalıştırmaya başlayan işverenler, sigortalı çalıştırmaya başladığı ayı/dönemi takip eden aydan itibaren üç ay içinde, Sosyal Güvenlik Kurumunca belirlenecek sistem üzerinden başvuru yapmakla yükümlü olacaktır.
Sosyal Güvenlik Kurumu, elektronik ortamda gönderilecek tebligatlarla ilgili her türlü teknik altyapıyı kurmaya veya kurulmuş olanları kullanmaya, elektronik adres kullanma zorunluluğu getirmeye ve elektronik tebligata ilişkin diğer usul ve esasları belirlemeye yetkilidir. Bu yetki çerçevesinde, 1 Ekim 2021 tarihinden itibaren yürürlüğe girecek olan usul ve esaslar aşağıda detaylıca verilmiştir.
“Mevzuat Gereği Tüm Evrakların Elektronik Ortamda Gönderilmesi Sağlanacaktır.”
Sosyal Güvenlik Kurumu, mevzuat gereği tüm evrakları muhataplara elektronik ortamda tebliğ edilecektir. Ancak zorunlu bir sebeple tebligatın elektronik ortamda gönderilememesi durumunda, kendilerine elektronik tebligat yapılması gereken muhataplara diğer usullerle de tebligat yapılabilecektir.
“İşverenler, Elektronik Tebligat Açısından Zorunluluk Kapsamındadır”
5510 sayılı Kanunun 88 inci maddesinin yirmi üçüncü fıkrası hükümlerine istinaden işverenler elektronik tebligat adresi almak ve elektronik sistemi kullanmak zorundadırlar.
Yönetmelik gereğince tanımlanan işveren; 510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) ve (c) bentlerine göre sigortalı sayılan kişileri çalıştıran gerçek veya tüzel kişi yahut tüzel kişiliği olmayan kurum ve kuruluşlarıdır.
Yönetmelik kapsamında zorunlu olarak sayılmayan muhataplar isteğe bağlı olarak kendilerine elektronik ortamda tebligat yapılmasını talep edebilirler. İsteğe bağlı olarak kendilerine elektronik tebligat yapılmasını isteyen bu kişiler bu sistemi kullanmak zorunda olup daha sonra bu kapsamdan çıkamazlar.
“Elektronik Tebligat Adresi Edinme Ve Bildirim Yükümlülüğü İçin Üç Aylık Başvuru Süresi Öngörülmüştür.”
Elektronik tebligat adresi almak zorunda olan işverenler, Kurumca belirlenecek sistem üzerinden, 1 Ekim 2021 tarihini takip eden üç ay içinde başvuru yapmakla yükümlüdür.
1 Ekim 2021 tarihinden sonra sigortalı çalıştırmaya başlayan işverenler sigortalı çalıştırmaya başladığı ayı/dönemi takip eden aydan itibaren üç ay içinde, Kurumca belirlenecek sistem üzerinden başvuru yapmakla yükümlüdür.
Elektronik tebligat adresi edinme zorunluluğu bulunmayan fakat isteğe bağlı olarak kendisine elektronik tebligat yapılmasını talep eden muhataplar da başvurularını Kurumca belirlenecek sistem üzerinden yapmakla yükümlüdür.
Elektronik Tebligatın Yapılması ve Elektronik Tebligat Adresinin Kullanıma Kapatılması
• Sosyal güvenlik il müdürlüğü/sosyal güvenlik merkezi/merkez teşkilatı tarafından tebliğ edilmesi gereken evrak elektronik ortamda imzalanır ve Kurum tarafından muhatabın elektronik tebligat adresine iletilir.
• Elektronik imzalı evrak muhatabın elektronik ortamdaki adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır.
• Olay kayıtları, işlem zaman bilgisi eklenerek arşivde erişilebilir şekilde saklanır. Ancak evrakın ilgili mevzuat hükümleri uyarınca imha edilmesini müteakip e-tebligat kayıtları da silinebilir.
• Talep halinde elektronik tebligata ait kayıtlar muhataba veya yetkili mercilere sunulur.
• Olay kayıtları aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılır.
• Zorunlu veya isteğe bağlı olarak elektronik tebligat sistemine dahil olanların aşağıdaki durumlar dışında sistemden çıkmaları mümkün değildir.
Buna göre;
a) Tüzel kişilerde ticaret sicil kaydının silindiği (nevi değişikliği, birleşme halleri dahil) tarih itibarıyla elektronik tebligat adresi kapatılır.
b) Gerçek kişilerde ilgilinin ölümü veya gaipliğine karar verildiğinin Kurum tarafından tespit edildiği durumlarda ölüm/karar tarihi itibarıyla ilgilinin elektronik tebligat adresi resen kapatılır.
c) Ölen/gaipliğine karar verilen kişinin elektronik tebligat adresi, mirasçıları tarafından sosyal güvenlik il müdürlüğüne veya sosyal güvenlik merkezine/merkez teşkilatına başvuru yapılması halinde de kullanıma kapatılır.
İşlem Zaman Bilgisi ve Olay Kayıtlarının Muhafazası
Kurum tarafından; işlem zaman bilgisi ve olay kayıtları erişilebilir şekilde, güvenliği, gizliliği ve bütünlüğü sağlanarak aşağıda belirtilen süreler kadar arşivde muhafaza edilir:
a) Kurum ile muhataplar tarafından gerçekleştirilen işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl.
b) Elektronik tebligat sistemi iş süreçlerinin sürekliliğini veya bilgi güvenliğini tehdit eden ya da öngörülemeyen durumlara ait işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl.
c) Muhatabın elektronik tebligat sistemine erişim kayıtları on yıl.
ç) Olay kayıtları otuz yıl.
İşlem zaman bilgisi ve olay kayıtlarının silinmesi en az bir defa denetimden geçmiş olması şartına bağlıdır.
Muhatabın Sorumluluğu
Kendisine elektronik ortamda tebligat yapılacak muhatap;
a) Başvurusunu süresinde, tam ve doğru olarak yapmakla,
b) Beyan edilen bilgilerde meydana gelecek değişiklikleri bildirmekle,
c) Bu Yönetmelikte belirtilen tüm şartlara riayet etmekle,
ç) Elektronik tebligatı alacak kişilerde değişiklik olması halinde bu değişikliği bildirmekle,
yükümlüdür.
Yukarıda yer verilen sorumlulukların yerine getirilmemesinden doğacak hukuki sonuçlar muhatabın sorumluluğundadır.(Bu yazının tamamını okumak ve Yayınlarımız’a abone olmak için tıklayınız.)
